Comment envoyer des emails depuis Tableau

Suite à mon post LinkedIn, que vous pouvez retrouver ici, je vous explique dans cet article comment envoyer des emails depuis Tableau.

Dans cet exemple, je vais montrer sur Tableau Desktop comment envoyer un email de signalement d’erreur. Cette astuce fonctionne aussi bien sur Tableau Desktop, que Server ou Online.

Le déclencheur est une icône d’email sur un dashboard Superstore que j’ai construit en utilisant les techniques dont je vous ai parlé précédemment.

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L’astuce : une action d’URL et mailto

Afin d’envoyer une demande de génération d’email depuis Tableau, nous allons utiliser une action d’URL. De cette manière, au clic sur une icône, vous allez générer une URL qui crée un email.

L’astuce est toute simple. Voyons désormais comment construire notre requête.

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La syntaxe mailto

L’astuce en elle-même est très simple. La syntaxe qui la régit est très précise.
Afin de construire votre requête facilement, je vous recommande de la créer dans un champ calculé. Cela vous permettra aussi de variabiliser certains éléments si besoin.

• D’abord, pour spécifier à Tableau que l’on veut préparer un email, nous allons utiliser « mailto:« 
• Ensuite, définir le premier élément indispensable à un envoi de mail: le destinataire. Pour cela, ajouter simplement le mail de la personne. Cela peut être, par exemple, le responsable du tableau de bord, ou l’IT. Pour avoir plusieurs destinataires, vous pouvez les séparer avec une virgule.
• Avant de spécifier la suite, il faut préciser que nous allons ajouter la première variable. Nous pouvons faire cela avec un « ?« . Ce caractère ne fonctionne que pour préciser le début des variables.
• Pour définir l’objet du mail, vous pouvez utiliser « subject= » en écrivant votre objet à la suite du =.
• Afin de délimiter les différentes variables de votre requête, vous utiliser « &« .
• Enfin, écrivez le contenu du mail à la suite de « body=« .

Ainsi pour préparer un mail à « support@abc.com » avec pour objet « Incident » et comme contenu « Bonjour », la commande finale sera :

mailto:support@abc.com?subject=Incident&body=Bonjour

Pour aller plus loin

Alors, cet email est bien pratique, mais finalement assez peu utile car très minimaliste. Pour ajouter des retours à la ligne dans votre contenu (le body), insérez « %0a« .

Également, pour compléter votre email de personnes en copie ou copie cachée, utilisez les paramètres « cc= » et « bcc« .
N’oubliez pas de les séparer du « & » pour délimiter les différents paramètres.

Enfin, je vous encourage à enrichir et personnaliser vos emails en les variabilisant avec la date du jour, différentes erreurs…

Pour reprendre notre exemple de signalisation d’erreur à l’IT, une requête plus complète pourrait donner quelque chose comme ça.

mailto:support@abc.com?cc=ticket@abc.com&subject=Erreur sur le dashboard A20B48&body=Bonjour,%0aJe remarque que ce dashboard n’est pas à jour.%0aPouvez-vous régler le problème ?%0aMerci beaucoup ?%0aJeremy

Vous pouvez retrouver tous ces paramètres sur ce lien.

Eléments à savoir

Enfin, lorsque vous cliquez sur le déclencheur, votre ordinateur va ouvrir le client d’email par défaut. Au sein de votre organisation, Outlook est sûrement ce client, sinon vous serez amené(e) à choisir un programme pour ouvrir l’email.

Conclusion

Si vous avez apprécié cet article, je vous encourage à me le faire savoir en m’envoyant un mail depuis mon dashboard sur Tableau Public en cliquant sur l’icône email.

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Je vous recommande également de reproduire cette astuce vous-même. Pour cela, vous pouvez télécharger gratuitement Tableau ici.