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Afficher un champ en millions (M) ou en milliers (K) selon la valeur

Vous venez de terminer votre tableau de bord des performances de l’année de votre entreprise, et vous en êtes très fier ! On peut y voir le chiffre d’affaires réalisé dans l’année, on peut filtrer par trimestre, par mois, par semaine, par catégorie de produits, par clients…

Mais, dès qu’on filtre trop, un problème apparaît. Vous avez fait en sorte que le champ « Chiffre d’affaires » s’affiche en millions (M) pour éviter d’avoir des montants trop longs sur les étiquettes de vos graphiques (par exemple pour avoir « 2M » à la place de « 2000000 »).

Mais dès que vous filtrez au niveau du mois ou au niveau d’un produit en particulier, les montants tombent en dessous du million et vous obtenez des « 0,2 M », des « 0,1 M » ou même des « 0 M » tout court si vous avez décidé de ne pas avoir de décimaux. Résultat : vos étiquettes n’apportent pas beaucoup d’information.

Si vous essayez de modifier le format d’affichage du champ en question pour qu’il s’affiche en K euros, Tableau applique la modification à toutes les occurrences du champ dans le classeur, c’est-à-dire également aux montants élevés que vous souhaitiez garder affichés en millions.

Comment modifier le format d’affichage d’un champ numérique
1 – Faites clic droit sur le champ et sélectionnez « Propriétés par défaut » puis « Format de nombre »
2 – Choisissez les paramètres dans cette fenêtre. Par exemple, pour que les chiffres s’affichent en millions (M), sélectionnez le format « Nombre personnalisé » et sélectionnez l’option « Millions (M) » sous « Afficher les unités ».

Modifier le format d’affichage d’un champ numérique – étape 1
Modifier le format d’affichage d’un champ numérique – étape 2

Vous pouvez essayer de créer des copies de votre champ ou des champs calculés, mais tant que le résultat sera une donnée numérique vous rencontrerez toujours le même problème : il faudra définir un seul type de format de nombre.

La solution est donc de créer un champ calculé qui donne comme résultat une chaîne de caractère.

Voici la dynamique d’affichage des étiquettes que nous cherchons à obtenir :

Affichage dynamique en millions (M) ou milliers (K) selon la valeur

Une astuce en deux étapes

1/ Créez votre champ calculé, que vous pouvez appeler par exemple « Étiquette chiffre d’affaires » :

IF SUM([Chiffre d’affaires])>= 1000000
THEN STR(ROUND(SUM([Chiffre d’affaires])/1000000,1))+ »M »
ELSE STR(ROUND(SUM([Chiffres d’affaires])/1000,1))+ »K »
END

Ce calcul dit à Tableau que si le chiffre d’affaires est supérieur à un million, il doit nous renvoyer le chiffre d’affaires divisé par un million, arrondi à un décimal et suivi de la lettre « M ».

Si le chiffre d’affaires est inférieur à un million, il doit le diviser par mille, l’arrondir à un décimal et le faire suivre de la lettre « K ».

Grâce à la fonction STR, ce champ calculé renvoie comme résultat une chaine de caractères.

2/ Maintenant, vous n’avez qu’à déposer ce champ calculé sur le repère « Étiquette » à la place du champ « Chiffres d’affaires » et le tour est joué !


Merci à Alain Vallée de l’entreprise TechData de m’avoir donné l’idée d’écrire ce post de blog.

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