Afterwork Alteryx – Témoignage Travel Planet

Lors de notre Afterwork Alteryx du 4 décembre 2018, Cyprien Descheemaeker de la société Travel Planet, nous a présenté une de leur utilisation d’Alteryx pour la génération des factures. Son témoignage ci-dessous :

Que fait Travel Planet ?

Travel Planet est une société française spécialisée dans les voyages d’affaires. Une Travel Management Company (TMC) qui a créé une plateforme référençant tous les nouveaux fournisseurs, mais propose aussi un reporting de données de voyage et des outils de BI pour permettre de gérer les aspects financiers de chaque réservation.

Pour faire simple, la plateforme propose des prestations no-limit, est online-offline, utilise la Business Intelligence et est accessible 24/7.

Aujourd’hui, Travel Planet traite 400 000 profils, 2.500 voyages par jour, 50% de retours sur expérience technologiques (qui est leur 2nd poste de dépenses), et 80% de taux Online.

Depuis combien de temps travaillez-vous avec Alteryx ?

Nous travaillons sur Alteryx depuis 3 ans.

Qu’en est-il d’Alteryx chez Travel Planet ?

Nos différentes utilisations d’Alteryx sont :

• L’alimentation de BI Tableau avec de multiples formats d’entrées et une alimentation de base de données Mysql ;
• L’envoi d’information de facturation avec la génération d’XML, CSV et PDF ;
• L’intégration de profils avec un flux par client, la mutiplicité des formats et l’intégration du tout dans Cassandra ;
• L’application analytique avec l’extraction de données récurrentes et la création d’un front dynamique ;
• Et enfin, le support du back office avec le rapprochement de données, la génération de rapports et les intégrations de données bancaires.

Et Alteryx dans l’univers BI de Travel Planet, ça donne quoi ?

Alteryx intervient en amont de la base de données Mysql et permet d’intégrer d’un grand nombre de format tels que l’XML, le CSV, Cassandra (utilisé en interne).

Après avoir préparé et retravaillé les données, celles-ci vont sur Tableau pour réaliser la visualisation des données.

Du coup, quel est le processus pour le Back Office ?

On gère le back office avec :

• Les données de facturation
• Les virements clients
• Les paiements fournisseurs
• Les commandes fournisseurs

Ensuite, on rapproche le tout pour vérifier les données. Et le dernier élément : on génère les factures en .pdf.

On sait qu’en rapprochant toutes ces données, on n’aura jamais 100% de match, et ça ne sera jamais 100% automatique. Mais le fait d’utiliser Alteryx là dessus, permet d’éliminer ce sur quoi on n’a pas d’écart et ce concentrer sur les écarts. Alors que sinon tout serait fait à la main, et avec plus de 2000 factures/J ce n’est pas possible.

Pouvez-vous nous expliquer votre cas d’usage de Génération de factures PDF avec Alteryx ?

On utilise un flux Alteryx qu’on a créé et qui met à jour les factures dans le format que l’on souhaite.

Tout d’abord, on a des données de facturation génériques (Type de document, date de création, données Travel Planet,…), des données par clients (Champs analytiques personnalisables, Données juridiques de facturation…) et des données par type de prestation (itinéraire, infos fournisseurs, différents par type de prestation…).

Ensuite, le flux Alteryx est organisé comme suit, voici les étapes :

• Header : logo, travel planet, adresse de facturation..
• Ensuite, les champs de personnalisation
• Puis, on ajoute les Type de prestation, format de la donnée
• Les montants résumés
• Ensuite, on a un récapitulatif : calcul des taxes, etc, tableau récapitulatif
• Dans le footer : infos légales, conditions légales…
• On utilise enfin l’outil de jointure pour joindre les parties rassemblées
• Et au final la facture générée en pdf !

Conclusion après ce beau workflow ?

Avec Alteryx on est capable de faire beaucoup de choses !

La force d’Alteryx : pouvoir voir au fur et à mesure du flow où on en est !

A partir de combien de temps sur Alteryx peut-on faire ce type de workflow ?

A partir du moment où on veut faire quelque chose, on est motivé, on cherche sur internet et on trouve !

En quelques mois, on peut créer ce type de workflow, si on cherche à droite à gauche. Le flux ici n’est pas complexe, c’est la facture qui l’est.

De plus, avec du code, il est impossible de faire une démonstration, mais avec Alteryx c’est possible.

Il n’y a pas de durée, il faut juste avoir envie !

Et en terme d’optimisation ?

Nous avons 2000 factures par jour mais pas sur du big data, nous ne gérons pas des milliers de données mais des données complètes, des données factuelles. Quand on utilise les flux on est sur de l’incrémental, sur du full on a des lenteurs. Mais nous ne sommes pas sur d’énormes volumes en termes de ligne, cependant, nous avons beaucoup de colonnes, on travaille sur du qualitatif.