Planifier votre déploiement sur Tableau Server – Episode I

Vous venez d’obtenir une licence Tableau Server. Félicitations ! Vous avez maintenant besoin d’installer ce serveur et de le configurer pour le mettre en production dans votre entreprise. Installez Tableau Server est assez simple.

Vous devez dès lors être attentifs aux points suivants :

• Rassembler un maximum d’informations concernant l’administration future de ce serveur (pour éviter de rester bloquer à mi- installation).
• Penser à organiser votre contenu en deux environnements distincts : le test et la production.

Vous aurez besoin de quelqu’un de votre service informatique pour travailler sur l’architecture du système. Vous pouvez également lire la documentation et le faire par vous-même. Ou faire appel à un consultant (comme nous en avons chez nous).

Le département informatique devra dimensionner les composants machine nécessaire à la bonne installation de la machine. Ils auront aussi besoin d’installer deux, trois choses pour s’assurer que le serveur soit correctement fonctionnel dès son lancement. Tout bien considéré, il y a une liste de choses auxquelles vous devrez penser pour que votre préparation soit optimale. La première partie de cet article fait office de liste de rappel.

Déployer et gérer un Tableau Server implique un ensemble de responsabilités que je catégorise en deux rôles différents – un rôle qui détient ou administre le contenu sur le serveur (le gestionnaire de contenu) et un autre qui gère l’architecture et maintient le système et le système sous-jacent (l’administrateur système).

La responsabilité de ces rôles peut varier. Dans votre contexte, il se peut très bien que vous soyez en charge des deux rôles ou que chacune de ses responsabilités soient réparties entre plusieurs équipes. Quoiqu’il en soit, les mêmes règles s’appliquent.

Dans ce post, nous allons parler des questions de gestion au regard du rôle d’administrateur de contenu. Ne manquez pas la deuxième partie où nous parlerons de la planification d’un déploiement Tableau Server de la perspective d’un administrateur système.

Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’une liste non-exhaustive de points à garder à l’esprit que cela soit avant l’installation, pendant la configuration ou tout du long de la maintenance hebdomadaire, ceci afin de s’assurer de la bonne planification d’un déploiement Tableau Server. Je n’ai volontairement pas inclus certains sujets à considérer après l’installation, comme par exemple le nettoyage, les sauvegardes, etc.

8 conseils pour les administrateurs de contenu lors d’un déploiement Tableau Server

1. A quoi va ressembler votre cycle de développement ?

Êtes-vous une entreprise qui travaille avec un cycle de développement de logiciel traditionnel? Il est possible que vous souhaitiez organiser votre serveur en imitant un modèle de cycle de développement Logiciel (en cascade, en V, en spirale, itératif, agile) et en adoptant par exemple un environnement Test / Production. Cela est tout à fait possible, mais vous voulez aussi pouvoir fournir une aire de jeux (Bac à Sable) où les utilisateurs pourront s’amuser avec l’outil et le tester.

Pensez aux différents environnements dont vous avez besoin et notez-les. Gardez à l’esprit que le concept traditionnel d’un environnement de développement correspond en fait à celui de Tableau Desktop. Ainsi, on pourra développer sur Tableau Desktop, publier ensuite sur Tableau Server pour les tests et enfin les promouvoir à des fins de mise en production.

2. Comprendre la hiérarchie de contenu au sein de Tableau Server

Il est nécessaire de comprendre la différence entre sites et projets.

Ceux-ci vous permettent d’organiser l’information de manière logique en différents silos, mais ils ont différentes applications. Quelle est donc une bonne pratique ? Vous pouvez par exemple utiliser les sites pour différencier le contenu entre différentes sociétés. Ceci vous permettra d’avoir des locations multiples et non une unique.

Les projets vous permettront de regrouper le contenu par départements, services ou par types d’environnement (Test / Production). Par ailleurs, grâce aux projets, vous pourrez distinguer sources de données et rapports.

En général, évitez les sites à moins que vous ayez de solides raisons de partager des fichiers. Regroupez plutôt votre contenu en utilisant des projets, pour plus de flexibilité.

3. Comment allez-vous organiser votre contenu dans cette structure ?

Allez-vous regrouper tout votre contenu par environnement, type de métier, implication fonctionnelle, auteur, fonction ? Pensez aux utilisateurs qui consulteront ce contenu ! Comment devez-vous contrôler les permissions pour chaque groupe de contenu? Cartographier cela en parallèle de la définition hiérarchique du serveur, en gardant en tête la façon dont les projets fonctionnent.

4. Comment allez vous organiser les utilisateurs, gérer les permissions et les maintenir ?

Vous utiliserez probablement votre “Windows© Active Directory” interne (Service d’annuaire LDAP sous OS Windows) pour l’authentification de l’utilisateur à Tableau Server. Savez-vous que vous pouvez aussi importer des groupes “Active Directory” dans le serveur ?

C’est une bonne façon de gérer les autorisations et les permissions d’accès au contenu de Tableau, sans avoir à créer manuellement et à gérer les groupes d’utilisateurs sur le serveur lui-même. Il se peut que votre “Active Directory” ait déjà un ensemble de groupes pré-configurés de tel sorte qu’ils correspondent au modèle de permissions nécessaire pour accéder au contenu sur votre serveur. Ensuite, tout ce que vous avez à faire et de les importer et de faire en sorte qu’il se synchronisent.

Vous pouvez également lire notre article sur le fonctionnement des permissions Tableau Server, mis à jour pour la version 9.2 ici, ou, si vous êtes toujours sur la version 8.x. alors vous pouvez lire cet excellent article de mon collègue Chris Love.

5. A quelle fréquence devriez-vous effectuer des mises à jour ?

Avant de décider s’il y a lieu d’avoir à faire une mise à jour, il est nécessaire de se questionner avec l’administrateur Système. Ceci afin d’adopter une décision conjointe.

Tableau sur l’ensemble des produits de sa plateforme connaît des montées de version rapides, ceci étant généralement associé à la maintenance. Ainsi, deux à trois fois par an sort une version mineure et chaque année une version majeure (deux ou trois nouvelles sous-versions par an, une nouvelle version majeure par an).

Si vous avez un service informatique agile, alors il est plus sage d’effectuer les mises à jour aussi souvent que possible pour profiter des nouvelles fonctionnalités et des patchs correctifs.

Toutefois, il est nécessaire de tester la nouvelle version sur un de vos environnements de test (Saviez-vous que vous pouvez avoir jusqu’à trois instances de serveur avec la même clé de licence Tableau Server ?)

Les grandes entreprises pourraient vouloir envisager une mise à niveau une fois par trimestre, ou seulement deux fois par année. Selon moi, il ne faut pas excéder cette limite. En effet, la fréquence dont Tableau introduit de nouvelles fonctionnalités au sein des divers produits amène au fait que vos utilisateurs pourraient passer à côté de nouvelles fonctionnalités, et ce durant une longue période (dans le cas où vous effectuez qu’une mise à jour annuelle).

6. Je ne connais pas les réponses à la moitié de ces questions, comment vais-je planifier tout cela ? J’ai besoin d’aide !

Les champions (utilisateurs avancés) à la rescousse ! Si votre entreprise découvre entièrement Tableau, alors essayez d’identifier les utilisateurs qui vont effectuer le plus de publications sur le serveur Tableau. Faites en sorte qu’ils s’impliquent dans ce processus déploiement / planification.

Ils auront besoin de permissions additionnelles pour publier sur le serveur. Vous pourrez désigner certains d’entre eux en tant que chefs de projet ou même en tant qu’administrateurs de serveur ou de site. Ils pourront ainsi accompagner les utilisateurs finaux et contrôler le contenu diffusé sur le serveur.

Si vous êtes débutant sur Tableau Server, mais vous avez des collègues qui ont déjà utilisés Tableau Desktop, vous avez alors la possibilité de les informer du déploiement en cours sur le serveur. Pensez aussi à créer un forum interne pour discuter de Tableau et partager les meilleurs pratiques (comme par exemple une application telle que Slack).

7. Simplifiez tout ce que vous avez planifié jusqu’ici

Une erreur fréquente lors du déploiement d’un serveur Tableau consiste à créer de multiples environnements, sites et/ou projets. Sans le vouloir, vous allez alors embrouiller et démotiver les actuels et futurs éditeurs et utilisateurs.

On se met en pause et on fait un recul macro ! Ok, maintenant, regardez ce que vous avez prévu jusqu’à présent. Demandez-vous si vous avez vraiment besoin de toute cette structure. Saisissez toutes les opportunités de simplifier l’organisation avant que celle-ci soit mis en production.

8. Eviter les 10 écueils type lors du déploiement du serveur Tableau

Cet excellent article de blog du zen master Mark Jackson décrit certains écueils courant lors de la mise en oeuvre de Tableau Server. Je vous en recommande vivement sa lecture.

C’est tout pour le moment 😉. Les commentaires sont les bienvenus. Selon vous, y’a-t-il quelque chose qui manque à cette liste ?

La deuxième partie de cette série arrive prochainement. Nous parlerons du rôle de l’administrateur système dans la consolidation de la planification du serveur.

Article original par Jonathan MacDonald